Organizasyon Yapısı
Döviz bürolarının anonim şirket olarak kurulması gerekmektedir. Bu kapsamda yetkili müesseselerin genel müdür ataması ve yönetim kurulu belirlemesi gerekmektedir.
Tebliğ yetkili müesseseler için asgari ödenmiş sermaye şartı getirmiş, yeni şube açılması durumunda her bir şube için de 3 milyon TL ilave sermaye artırımı öngörmüştür. Ayrıca yetkili müesseselerin kuruluş amaçları ile sınırlı olarak faaliyet göstermeleri de şarttır.
A grubu yetkili müesseselerin iç kontrol görevlisi atayarak Bakanlıkça belirlenecek usul ve esaslar dâhilinde iç kontrol sistemi oluşturmak zorundadır. A grubu yetkili müesseseler için öngörülen iç kontrole ilişkin hususlar, dışarıdan hizmet alımı yoluyla da yapılabilir.
Tebliğ yetkili müesseselerin kurumsal yönetimine ilişkin yapı ve süreçler ve bunlara ilişkin esasların Bakanlık tarafından belirleneceğini ifade etmiştir. Nitekim 31 Mart 2022 tarihinde bu kapsamda Kamera ve Görüntü Kayıt Sistemi Genelgesi yayınlanmıştır. Önümüzdeki dönemde özellikle iç kontrol sistemi ve finansal kayıt sistemi hakkında düzenlenmeler yayınlanması beklenmektedir.
Yetkili müesseseler hizmetin gerektirdiği yeterli mekân ve teknik donanıma sahip olmalı ve amaca uygun şekilde iş yerini tefriş etmelidir. Bakanlığın talep edeceği bilgi ve ödeme kaydedici cihaz sistemlerinin kurulması şarttır.
Bakanlıkça belirlenecek unvan ve görevdeki personelin Bakanlık internet sitesinde ilan edilecek eğitimlere katılması ve söz konusu eğitimleri başarıyla tamamlaması gerekmektedir.
Yukarıdaki hususlara ilave olarak A grubu yetkili müesseselerin aşağıdaki şartları taşıması zorunludur:
- Genel müdürünün en az 3 yıl ekonomi, finans, yetkili müessese ve/veya kıymetli maden işletmeciliği konularında deneyime sahip ve lisans düzeyinde eğitimini tamamlamış olması.
- İç kontrol görevlisinin en az lisans düzeyinde eğitimini tamamlamış olması.
- Tüm iş ve işlemlerinin, kambiyo mevzuatı ve ilgili diğer mevzuata, şirketin iç yönergeleri ile yönetim stratejisi ve politikalarına uygunluğunun sürekli kontrol edilmesi, denetlenmesi ile hata, hile ve usulsüzlüklerin tespiti ve önlenmesi amacıyla risk yönetim sistemleri de dâhil olmak üzere etkin bir iç kontrol sistemi kurması.
- Faaliyet konularına ve şubenin ihtiyacına uygun sağlıklı bir yönetimin, merkez ile irtibatlı ve Bakanlığın düzenlemelerine uygun muhasebe sistemi ile kayıt ve belge düzeninin, süratli bir iş akışı ve iletişimin kurulmuş, şube uhdesinde bulunacak varlıklara ilişkin sigorta dâhil olmak üzere gerekli güvenlik önlemlerinin alınmış bulunması.
- 5549 sayılı Suç Gelirlerinin Aklanmasının Önlenmesi Hakkında Kanun kapsamındaki yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve dolandırıcılığın önlenmesi için şubeler tarafından kullanılacak iç kontrol yöntemlerinin oluşturulması ve şubelerin merkezi bir sistem aracılığıyla gözetiminin sağlanması.
- İlgili mevzuata uyum sağlamak amacıyla bir iç kontrol sistemi oluşturulması ve yönetim kurulunca bir veya birden fazla iç kontrol görevlisi atanması ve gerekli yetkilerle donatılması.
- Bakanlığın talep edeceği diğer kurumsal yönetim şartlarının sağlanması
Kamera ve Görüntü Kayıt Sistemi
Yetkili müesseselerin kamera ve görüntü kayıt sistemlerini usulüne uygun şekilde kurması ve çalışır halde bulundurması (faaliyete ara verdiği dönemler de dahil olmak üzere) zorunludur.
Kamera ve görüntü kayıt sistemleri ile elde edilen kayıtların kayıt tarihinden itibaren en az 1 yıl süreyle saklanması zorunludur. Bu kayıtlar haftalık olarak mevcut iş yerlerinden farklı bir lokasyonda veya bulut bilişim hizmetlerini kullanmak suretiyle aynı görüntü kalitesiyle yedeklemesi ve bu verileri en az 1 yıl süreyle saklaması zorunludur.
İnternet Sitesi
Yetkili müesseseler, internet sitesi açmak ve erişilebilir şekilde bulundurmak zorundadır. A grubu veya B grubu olduklarını belirtir ibareleri internet sitelerinin giriş sayfalarında bulundurmak, merkezlerinin ve varsa şubelerinin adres ve iletişim bilgilerinin yetkili müessesenin internet sitesinde yayımlanması ve şubelerine ilişkin listenin güncel tutulması, adres ve iletişim bilgilerinin, adres veya iletişim bilgisi değişikliğinin yapıldığı tarihten itibaren en geç beş gün içinde internet sitesinde yayımlanması zorunludur.
İzne Tabi İş ve İşlemler
Hisse devri, adres değişikliği ve unvan değişikliği bildirimleri: Bakanlıktan doğrudan izin alınması gereken hususlarda izin alındıktan sonra Bakanlığa bildirim yapılması gereken hususlardan olan hisse devri bildirimi, adres değişikliği bildirimi ve unvan değişikliği bildirimi 30 gün içerisinde yapılmalıdır.
Faaliyet konuları bildirimi: A grubu yetkili müesseseler,
- Elektronik para kuruluşu ve ödeme kuruluşlarının temsilciliği,
- Tutar sınırlaması olmaksızın banka kartları ve 10 bin ABD Dolarına kadar ön ödemeli kartlar aracılığıyla yabancı para alım satımı,
- Bakanlıkça uygun görülen diğer faaliyetleri,
hangilerini icra ettiklerini söz konusu faaliyete başladıkları tarihten itibaren 30 gün içerisinde tevsik edici belgelerle bildirimde bulunmak zorundadırlar.
Sermaye değişikliği bildirimi: Yetkili müesseseler, ödenmiş sermayelerinde meydana gelen değişiklikleri, değişiklik tarihinden itibaren 30 gün içerisinde Bakanlığa bildirmek zorundadır.
Hesap no bildirimi: Yetkili müesseseler, yabancı para alım satım hesapları ile şirketin bankalardaki diğer tüm hesaplarına ilişkin bilgileri Bakanlığa hesap açılışını ve kapanışını müteakip 30 gün içerisinde Bakanlığa bildirmek zorundadır.
Kapanan şube bildirimi: Yetkili müesseseler kapanan şubelerini kapanış tarihini izleyen 30 gün içinde kapanışa ilişkin vergi dairesinden alınacak belgelerle birlikte Bakanlığa bildirmek zorundadır.
Faaliyete ara verme ve başlama bildirimi: Yetkili müesseseler, faaliyete ara verecek merkez ve/veya şubelerini, faaliyete ara verme tarihinden itibaren 10 gün içerisinde Bakanlığa bildirmek zorundadır. Faaliyete ara veren yetkili müesseseler verilen aranın bitmesini müteakip 10 gün içerisinde faaliyete başladıklarını Bakanlığa bildirmek zorundadır.
Finansal rapor bildirimi: Yetkili müesseseler, yıllık bilanço ve kar/zarar tablolarının onaylı örneklerini ilgili oldukları yılı takip eden yılın en geç Nisan ayı sonuna kadar Bakanlığa göndermek zorundadır.
Yönetici, çalışan ve iç kontrol değişikliği bildirimi: Yetkili müesseselerin;
- Ortakları,
- Tüzel kişi ortaklarında yüzde on veya daha fazla ortaklık payı bulunan kişiler,
- Tüzel kişi ortakla ilişkili kişiler,
- Yönetim kurulu başkan ve üyeleri,
- Genel müdür veya yöneticileri,
- İmza yetkisini haiz çalışanları,
- İç kontrol görevlileri,
- Serbest muhasebecileri/serbest muhasebeci mali müşavirleri/yeminli mali müşavirlerine,
ilişkin bilgi ve iletişim bilgilerinde meydana gelen değişikliklerin değişiklik tarihinden itibaren 10 gün içerisinde Bakanlığa bildirilmesi zorunludur. (Vezne görevlileri ve diğer tüm çalışanlara ilişkin bilgilerin de –iletişim bilgileri hariç- 10 gün içerisinde Bakanlığa bildirilmesi zorunludur.)
Kamera arıza bildirimi: Yetkili müesseseler, iş yeri kamera sisteminin çalışıp çalışmadığına ilişkin her gün gerekli kontrolleri yapmak ve meydana gelen arızaları Bakanlığa ve sistemin bakımını üstlenen firmalara bildirmek zorundadır.
Doğrudan Faaliyet İzni İptali Gerektiren Aykırılıklar
Aşağıdaki iş ve işlemlerin yapılması durumunda faaliyet izni doğrudan iptal edilecektir:
- Yetkili müessesenin ya da yetkili müessesenin tüzel kişi ortağının, ortak sıfatı taşımayan kişi ya da kişilerce fiilen sahiplenildiği veya sevk ve idare edildiğinin tespit edilmesi durumunda,
- Tek ortaklı bir yetkili müessesenin ortağının kuruluş şartlarını kaybetmesi durumunda,
- Yetkili müessesenin özkaynaklar toplamının, asgari ödenmiş sermaye tutarının 1/3’ünden daha az olduğunun tespit edilmesi durumunda,
- Tek ortaklı bir yetkili müessesenin gerçeğe aykırı beyan/belge sunması durumunda,
- Yetkili müessesenin merkez ve şube adresi haricinde yetkisiz döviz alım satım faaliyetinin tespiti durumunda,
- Yetkili müessesenin ortağının yüzde 50 üzerinde veya münferiden temsile yetkili olduğu şirketin yetkisiz döviz alım satım faaliyeti yapmasının tespit edilmesi durumunda,
- Yetkili müessesenin tek ortağının sahibi veya yüzde 50 den fazla ortaklığı bulunduğu firmanın yetkisiz döviz alım satım faaliyetinde bulunması durumunda,
- Yetkili müessesenin birleşirken Bakanlıktan izin almaması veya Tebliğin 6 ve 9 uncu maddelerindeki şartları belirtilen sürelerde sağlayamamaları halinde devrolunan yetkili müessese ve şubelerin,
- Yetkili müessesenin 90 günlük süre içerisinde haciz işleminin, icra takibinin veya ihtiyati tedbirin kaldırılmaması halinde,
- Yetkili müessesenin gerçek bir döviz veya kıymetli maden hareketini içermeyen DAB/DSB düzenlendiğinin tespiti halinde.
